Ưu nhược điểm của tính năng scan to email và scan to folder

By | July 4, 2018

Khi bạn sử dụng máy photocopy để scan tài liệu hay hình ảnh để gửi cho cá nhân hoặc nhóm. Bạn thường phải quyết định xem nên scan tài liệu vào email hay thư mục.

Làm thế nào để xác định tùy chọn nào tốt nhất? Hãy xem thêm về ưu nhược điểm của tính năng scan to email và scan to folder trong bài viết sau đây.

Giới thiệu về hai tính năng

– Scan to email là một trong những scan tài liệu giúp người dùng gửi file vừa Scan tới địa chỉ email đã khai báo trước đó.

– Scan to folder là một trong những cách scan tài liệu tới thư mục của từng người dùng. Khi scan trên máy photo, các file tài liệu sẽ được lưu trữ vào thư mục với từng user khác nhau.

Ưu điểm của tính năng scan to email

– Hầu hết các hộp thư đến đều hiển thị những email có file đính kèm trước đó, cung cấp bằng chứng về các mục đã gửi.

– Thông thường các tài khoản email cho phép gửi trực tiếp đến người nhận cuối cùng, loại bỏ sự cần thiết phải chuyển tiếp thư.

– Sử dụng email nhanh và hiệu quả hơn máy fax, đặc biệt khi bạn đang gửi nhiều trang.

Nhược điểm của việc scan to email

– Nếu địa chỉ email của người nhận được nhập không chính xác, không hợp lệ hay hộp thư đến của email đầy, người nhận có thể không nhận được thư.

– Người nhận không thể gửi trả lời khi tin nhắn đến từ địa chỉ “không trả lời”.

– Hầu hết các máy chủ của email đều có giới hạn gửi, có nghĩa là không thể xử lý các file đính kèm lớn, chẳng hạn như nhiều hình ảnh có độ phân giải cao.

Ưu điểm của việc scan to folder

– Việc scan tài liệu qua thư mục là quá trình thực hiện khá nhanh được cấu hình nội bộ hay liên miền.

– Những giới hạn duy nhất cho khả năng lưu trữ là độ trễ mạng nội bộ và không gian lưu trữ trên ổ cứng.

– Các thư mục rất dễ quản lý. Mỗi người dùng có các thư mục riêng của mình, đảm bảo mức độ riêng tư mong muốn.

– Shortcut thư mục trên máy tính để bàn loại bỏ nhu cầu đăng nhập vào tài khoản email để xem tài liệu và hình ảnh được quét.

Nhược điểm của việc scan to folder

– Thỉnh thoảng, tên file khá dài và chung chung. Trừ khi một cá nhân đổi tên tài liệu tại thời điểm quét, khó có thể xác định tên là gì mà không cần mở ra.

– Một thư mục quét chung cho toàn bộ công ty có thể dẫn đến các vấn đề riêng tư. Có nhiều phương pháp quét để đảm bảo an toàn.

– Quyền truy cập đến thư mục được scan là mối quan tâm mà các nhân viên IT cần giải quyết để một số người nhất định có thể xem các file nhất định. Việc quét qua email sẽ khắc phục sự cố này.

Nếu bạn muốn sử dụng máy photocopy đa chức năng bao gồm cả tính năng scan to email và scan to folder với giá khá tốt và chính hãng, hãy tham khảo dịch vụ cho thuê máy photo Biên Hòa giá rẻ chất lượng.

Tác giả: gvad92